Ab 1. Jänner 2014: Verpflichtende
 e-Rechnung an den Bund

erstellt am
18. 12. 13
10.30 MEZ

Wien (cip) - Im privaten Leben ist die digitale Kommunikation längst gelebter Alltag, nun soll dies auch für die österreichische Bundesregierung Realität werden. Denn ab 1. Jänner 2014 sieht das IKT-Konsolidierungsgesetz die verpflichtende Übermittlung von e-Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr an den Bund vor. Unternehmen können dabei zwischen mehreren Optionen wählen.

Zu Jahresanfang 2013 wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Ab 2014 tritt die gesetzlich verpflichtende Übermittlung von e-Rechnungen an den Bund in Kraft. Dies ist als konsequente Fortführung einer IKT-Strategie zu verstehen, die es sich zum Ziel gesetzt hat, den Verwaltungsapparat zu modernisieren, unnötige Kosten einzusparen und maximale Prozesssicherheit zu gewährleisten. Gegenwärtig erhalten die Bundesdienststellen von ihren Vertragspartnern jährlich rund 2 Millionen Rechnungen, die häufig mehrere Seiten in Papierform umfassen1. Diese zu bearbeiten, nimmt viel Zeit und Personal in Anspruch - mit der elektronischen Rechnungslegung soll sich das nun ändern.

Formate und Möglichkeiten der Einbringung
Unter einer elektronischen Rechnung ist eine Rechnung zu verstehen, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Rechnungen, die mittels E-Mail in elektronischen Formaten (z.B. als PDF) übermittelt werden, werden von den Bundesdienststellen im Sinne des § 5 IKTKonG aber nicht akzeptiert, da sie nicht die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleisten können. Die Bundesverwaltung hat sich diesbezüglich für zwei von ihr akzeptierte Übermittlungsformate entschieden: ebInterface sowie PEPPOL - bei beiden handelt es sich um XML-basierte Dokumente. Zudem können Unternehmen die E-Government-Anwendung "e-Rechnung an den Bund (ER>B)" auf http://usp.gv.at für die elektronische Rechnungslegung nutzen.

Unternehmen, die Rechnungen bisher nur in Papierformat ausgestellt haben, müssten sich nun auf einen recht großen Umstellungsaufwand gefasst machen, gäbe es nicht noch eine weitere Alternative der Übermittlung von e-Rechnungen - und zwar jene über einen externen Dienstleister bzw. Softwareprovider. Zu diesen zählt etwa die SendStation-Technologie von hpc DUAL. Lieferanten übergeben hierbei ihre Rechnungen in elektronischer Form an das zentrale Service der SendStation. Alles weitere wird automatisiert von der SendStation abgewickelt. hpc DUAL kümmert sich darum, dass die Rechnungen im richtigen Format übermittelt werden. Entsprechend des jeweiligen Versand-Profils werden die elektronischen Rechnungen samt Beilagen auf einfache Weise automatisiert direkt an die Bundesdienststellen übertragen. Erforderliche Kriterien wie z.B. Dateiformat oder Pflichtfelder, werden im Zuge der Übertragung an die SendStation geprüft. Im Fehlerfall erhalten die Versender eine direkte Rückmeldung über die jeweilige Fehlerursache. Im Erfolgsfall wird ein automatisch generierter Rechnungsnachweis im PDF-Format an die Rechnungsleger elektronisch übermittelt.

Informationen: http://www.hpcdual.at

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