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Effizientere Arbeitsabläufe und schlankere Führungsspitze angestrebt – Linzer Magistrat
ab Jänner 2015 noch bürgernäher und transparenter
Linz (stadt) - Linz hat sich in den vergangenen Jahren gut entwickelt und ging dabei aus mancher Krise gestärkt
hervor. Dennoch steht heute die Stadt vor neuen Herausforderungen, denen es wiederum mit einer offensiven Vorwärtsstrategie
zu begegnen gilt. Angesichts der finanziellen Rahmenbedingungen der Stadt Linz bleibt die Zielsetzung aufrecht,
weitere Sparpotenziale durch höhere Effizienz und weniger Bürokratie zu heben. Ein vorrangiges Ziel in
diesem Jahr besteht darin, durch eine Verwaltungsreform die organisatorische Grundlage für eine effizientere
Organisation der Stadt zu schaffen. Das trägt auch zur Konsolidierung des Budgets bei, denn ein gesunder Haushalt
bildet die finanzielle Basis für eine positive Weiterentwicklung der Stadt.
Effizientere Arbeitsläufe, weniger Overhead durch eine schlankere Führungsspitze, mehr Verantwortung
in den einzelnen Abteilungen, verbesserte KundInnenorientierung sowie die Nutzung von Synergiepotenzialen werden
als Ziele der Magistratsreform angepeilt. Die Reorganisation soll in Form eines transparenten Entwicklungsprozesses
unter Einbindung der betroffenen Managementbereiche in Kooperation mit den politisch zuständigen ReferentInnen
und mit externer Unterstützung gestaltet werden. Die zentral koordinierende Rolle in diesem Projekt hat der
Lenkungsausschuss. Die eingerichteten Arbeitsgruppen werden sich mit den Detailfragen auseinandersetzen. Der Startschuss
fällt am 23. Jänner 2014 im Gemeinderat. Die Umsetzung soll im Laufe des heurigen Jahres passieren, sodass
die Reform ab 1. Jänner 2015 wirksam werden kann.
„Ich bin überzeugt, dass wir Verwaltungsabläufe durch eine weitere Straffung der Hierarchie im Magistrat
vereinfachen können“, so Bürgermeister Klaus Luger. „Einfachere Abläufe machen die Verwaltung in
weiterer Folge noch bürgernäher und transparenter, sind zugleich effizienter und sparsamer. Außerdem
bin ich überzeugt, dass sie auch zu einer höheren Arbeitszufriedenheit beitragen.“
Die Stadt Linz sowie die gesamte Unternehmensgruppe Linz (UGL), also die städtischen Betriebe, verstehen sich
als Dienstleisterin für die Linzer Bürgerinnen und Bürger, und sollten sich daher an den Organisationsmodellen
orientieren, wie sie außerhalb von Verwaltungen erfolgreich praktiziert werden. Immerhin sind nur mehr knapp
mehr als 700 MagistratsmitarbeiterInnen von 2.800 mit klassischen Verwaltungsaufgaben beschäftigt.
Der Magistrat gliedert sich in sechs Geschäftsgruppen. Insgesamt 24 Dienststellen sowie 2 Unternehmungen
nach Statut – das Kinder- und Jugend-Service der Stadt Linz sowie die Museen der Stadt Linz – behandeln alle Geschäftsfälle
der Stadtverwaltung. Der Bürgermeister, der Stadtsenat und der Gemeinderat sind Teil der Linzer Stadtverwaltung.
„Durch eine Verbesserung der Abläufe und Strukturen im Magistrat sowie der Nutzung von Synergiepotenzialen
können wir die Wünsche der KundInnen noch bürgernäher vollziehen und Entscheidungsfindungen
rasch und nachvollziehbar durchführen“, ist Magistratsdirektorin Martina Steininger überzeugt.
Kosten-, Effizienz- sowie Leistungsoptimierung
Die Stadt Linz steht in den kommenden Jahren – ähnlich wie viele andere Gebietskörperschaften – vor
der Herausforderung, ihr Budget mittel- und langfristig ausgewogen zu gestalten. Zielsetzung muss es sein, den
österreichweiten Vorgaben zum Stabilitätspakt zu entsprechen und die städtische Liquidität
sowie einen ausgewogenen Haushalt nachhaltig zu gewährleisten. Eine umfassende Strukturreform des Magistrats
soll dabei helfen, ein tragfähiges und langfristiges Budgetfundament zu ermöglichen. Durch aufgabenkritische
Betrachtungen sowie strukturelle Verbesserungen soll dies erreicht werden.
Unter den Gesichtspunkten einer Kosten-, Effizienz- sowie Leistungsoptimierung sollen die notwendigen Schritte
einer umfassenden Reorganisation geplant werden. Eine Kostenoptimierung gilt es vor allem durch eine zeitsparende
Aufgabenerledigung sowie einen ökonomischen Umgang mit Ressourcen zu erreichen. Neben Effektivitäts-
und Produktivitätssteigerungen ist dabei sicher zu stellen, dass die Stadt ein kundInnenorientiertes sowie
langfristig finanzierbares kommunales Leistungsspektrum zur Verfügung stellen kann. Im Sinne einer gesamtheitlichen
Sichtweise sollen UGL-weite Synergien erkannt werden, um den Bedürfnissen der Linzer Bevölkerung zu entsprechen.
Durch eine schlanke und straffe Führungs- und Organisationsstruktur, die sich an den Bedürfnissen der
KundInnen und BürgerInnen orientiert, sind
- effizientere Arbeitsabläufe
- ein verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen
- eine Verbesserung der Organisationsstruktur in Richtung Reduktion von Hierarchieebenen
bei gleichzeitiger Verkürzung der Dienstwege sowie verstärkter Nutzung direkter Kommunikation („Entbürokratisierung“),
also weniger Overhead durch schlanke Führungsspitze
- mehr Verantwortung in den Abteilungen
- eine Effizienzsteigerung und Optimierung des städtischen BürgerInnen-Services
- eine Intensivierung der BürgerInnenbeteiligung
zu gewährleisten.
Projektablauf des Reorganisationsprozesses
Die Strukturreform Magistrat soll im Sinne der Prinzipien des Projektmanagements abgewickelt werden. Unter
Beiziehung eines externen Organisationsentwicklers sollen die wesentlichen Prozessabläufe erarbeitet und durchgeführt
werden.
Zu Beginn des Projektes wird ein Lenkungsausschuss eingerichtet. Aufgabe des Lenkungsausschusses ist es, den Projektvertrag
abzunehmen, wesentliche Projektschritte zu begleiten, Ergebnisse zu diskutieren und über deren weitere Behandlung
zu entscheiden. Dieser Lenkungsausschuss setzt sich zusammen aus Mitgliedern des Stadtsenats, der Verwaltungsspitze,
der Personalvertretung sowie der externen Beratung. Der Lenkungsausschuss definiert zu Projektbeginn die einzelnen
Aufgabenschwerpunkte.
Daraus werden anschließend Handlungsoptionen abgeleitet, die wiederum in Projektarbeitsgruppen, die aus VertreterInnen
der tangierten Geschäftsbereiche sowie UGL-Unternehmen zusammengesetzt werden, vertiefend bearbeitet werden.
Der Gemeinderat wird als auftraggebendes Organ über die wesentlichen Projektergebnisse in regelmäßigen
Abständen informiert und einbezogen.
Umsetzung mit 1. Jänner 2015
Am 23. Jänner 2014 fällt der Startschuss für die Strukturreform Magistrat im Linzer Gemeinderat.
Eine wesentliche Aufgabe wird in diesem Jahr den Arbeitsgruppen zukommen.
Die Projektarbeitsgruppen sollen sich vor allem mit den folgenden Fragestellungen auseinandersetzen:
- Worin bestehen die (gesetzlich verpflichtenden) Kernaufgaben?
- Sind die derzeitigen Prozesse bei der Leistungserbringung effizient gestaltet
oder besteht Optimierungspotenzial?
- Welche Aufgaben werden freiwillig, d.h. nicht gesetzlich verpflichtend, erbracht?
- Welchen Nutzen bringen diese Leistungen für die Linzer Bürgerinnen
und Bürger (Kosten-Nutzen-Analyse)?
- Können Leistungen / Leistungstiefe reduziert oder - alternativ gestaltet
- kostengünstiger erbracht werden?
- Können Leistungen verstärkt auf Dritte übertragen und dabei Synergien
genutzt werden?
- Können die bestehenden Organisationsstrukturen des Magistrats Linz unter
dem Blickwinkel einer bedarfsgerechten Aufgabenerledigung und eines ökonomischen Umgangs mit Ressourcen verbessert
/ vereinfacht werden (beispielsweise durch Bündelung von Kompetenzen, Reduktion von Hierarchieebenen und Schaffung
größerer Einheiten)?
- Sind derzeitige Ablaufprozesse und Dienstwege im Hinblick auf eine effiziente
Leistungserbringung und unter Berücksichtigung der Stärkung von Eigeninitiative und Eigenverantwortung
der MitarbeiterInnen optimal gestaltet?
- Sind die internen Kontrollsysteme ausreichend und effektiv ausgestaltet?
Diese intensive Diskussionsphase soll mit September 2014 beendet sein. Mit 1. Jänner 2015 soll die Strukturreform
umgesetzt werden.
„Die Reorganisation des Linzer Magistrats ist die Linzer Antwort auf die veränderten gesellschaftlichen Rahmenbedingungen.
Wir müssen in Zukunft verstärkt als Dienstleistungsunternehmen agieren und weniger als klassische Verwaltung.
Ich bin davon überzeugt, dass wir diese Herausforderung gemeinsam meistern werden“, so Bürgermeister
Klaus Luger.
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