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Stadt Salzburg zeigt vor, wie‘s geht: Verständliche Schriftstücke vom Amt
Salzburg (stadt) - Das städtische Jugendamt hat‘s vorgemacht. Aktuell werden die Schreiben von Sozialamt
und Senioreneinrichtungen gut verständlich umformuliert und leicht fassbar strukturiert. Jene des Wohnungsamtes
folgen nach dem Sommer. Sozial- Vizebürgermeisterin Anja Hagenauer: „Das von mir letzten Herbst initiierte
Projekt ‚Klare Worte‘ ist ein schöner Erfolg. Mir ist sehr wichtig, dass meine Ämter Privatpersonen einfach,
klar und präzise über Rechte, Pflichten und Services informieren. Und dass auch schriftlich auf Augenhöhe
miteinander kommuniziert wird. Ich habe da selbst Erfahrungen aus meiner Beratertätigkeit. Und kenne Schriftstücke,
die ich dreimal lesen musste, bis ich sie verstehen konnte.“
Land plant Übernahme der Mustertexte für ganz Salzburg
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ämter seien primär für die Menschen da. „Und nicht dafür,
komplizierte Schriftstücke wieder und wieder zu erläutern“, sagt Hagenauer. „Der neue Umgang mit den
Texten hat dazu geführt, dass wir merkbar weniger Rückfragen erhalten. Das ist eine echte Arbeitserleichterung
und bringt mehr Zeit im Umgang mit den Menschen.“ Was die Vizebürgermeisterin besonders freut: Das Land überlegt
nun, die städtischen Mustertexte im EDV-System SIS bundeslandweit einzusetzen.
Leicht lesbar, verständlich, strukturiert
55 verschiedene Schriftstücke haben allein die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jugendamtes mit externer
Hilfe in eine leicht lesbare, verständliche und gut strukturierte Form gebracht. Es gibt darin kein Amtsdeutsch
und keine Floskeln mehr. Der Weg dorthin war freilich kein einfacher.
Jugendamtsleiterin Heidi Moser: „Wir haben viel diskutiert. Etwa, ob eine bestimmte Formulierung aus rechtlicher
Sicht überhaupt vereinfacht werden darf. Manches haben wir beibehalten, auch wenn es nicht der Alltagssprache
entspricht. Dafür haben wir Fachausdrücke dann näher erklärt. Da sind einige Schreiben sogar
länger aber trotzdem verständlicher geworden.“
Vorrangig beteiligt war der Rechtsbereich. Das Jugendamt handelt ja auch als gesetzlicher Vertreter von Kindern
und Jugendlichen. Da kommt es oft vor, dass ein Unterhaltspflichtiger – zumeist der Vater – sich vom Amt angegriffen
fühlt. Andererseits gibt es oft überzogene Erwartungen der Mütter und anderer Betreuungspersonen.
Moser: „Wir sind aber beileibe keine sturen Gesetzesvollstrecker, sondern streben zuerst Regelungen ohne Einschaltung
des Gerichts an. Mit klaren Schreiben gelingt es uns nun viel besser, auf beiden Seiten Druck raus zu nehmen.“
Ohne Floskeln und Fachjargon
15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jugendamtes haben in Summe drei Tage lang bei den Workshops mitgemacht.
Aus anfänglich neugieriger Skepsis sei mehr und mehr die Bereitschaft gewachsen, sich auf den Umlernprozess
einzulassen. Satzmonster wurden rasch beseitigt und die Empfänger direkt angesprochen. Länger hat es
gebraucht, den ‚Fachjargon‘ als solchen zu erkennen. Und schließlich auch Nominalstil, Passivsätze und
gewohnte Floskeln nicht mehr zu verwenden.
Sozial-Abteilungsvorstand Winfried Wagner: „Ich geb‘s zu: Ich war am Anfang sehr skeptisch gegenüber diesem
Projekt. Jetzt sage ich, das ist ein voller Erfolg und hat Vorbildwirkung für den gesamten Magistrat. Zuletzt
haben wir es sogar geschafft, den Vertrag für den Einzug ins Seniorenwohnhaus in klare Worte zu fassen. Keine
kleine Hebeübung, aber machbar. Derzeit wird der überarbeitete Vertrag noch von einem Universitätsgutachter
endgeprüft.“
Lösungsorientierter Service
Und Sozial-Vizebürgermeisterin Anja Hagenauer ergänzt: „Unsere Ziele im Jugendamt sind erreicht: Es droht
den Menschen in seinen Schreiben nicht mehr, sondern formuliert positiv. Es erklärt, was man sich erspart,
wenn man Dinge gleich erledigt. Es bietet unbürokratischen und lösungsorientierten Service in leicht
verständlicher Sprache an. Und genau das wird es nun auch in den anderen Ämtern geben.“
Die Stadt investiert 2015 und 2016 ins Projekt „Klare Worte“ insgesamt rund 18.000 €. „Dieses Geld kommt direkt
unseren Bürgerinnen und Bürgern zugute“, sagt Hagenauer. Sie rechnet damit, dass bis Ende des Jahres
alle Ämter ihre Schriftstücke in gut verständliche Sprache umformuliert haben.
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