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Verwaltungsvereinfachung durch vollelektronische Verfahrensführung
Linz (lk) - Im Rahmen einer Pressekonferenz hat Wirtschafts-Landesrat Dr. Michael Strugl am 01.12. gemeinsam
mit Mag. Margit Gusenbauer und Mag. Hans Werner Streicher (Abteilung Anlagen-, Umwelt- und Wasserrecht), Prok.
Ing. Josef Dopler (Leiter Netzregion Nord, Netz Oberösterreich GmbH) und Walter Obermair (Netz Oberösterreich
GmbH) das Projekt "Digistar" der Öffentlichkeit präsentiert.
Ausgangslage
"Die Abwicklung von Genehmigungsverfahren hat innerhalb des Amts der Oö. Landesregierung, insbesondere
in der Abteilung Anlagen-, Umwelt und Wasserrecht mit der Einführung des elektronischen Aktes (ELVIS) bereits
seit Jahren ein hohes Ausmaß an digitaler Verwaltung erreicht. Was aber innerhalb des Amtes (mit Ausnahme
von umfangreichen physischen Projektunterlagen mit großen Plänen etc.) schon Standard ist, bedarf an
der Schnittstelle zu Unternehmen und Bürgern noch wesentlicher Fortschritte", stellt Wirtschafts-Landesrat
Dr. Michael Strugl zu den Gründen für das Projekt "Digistar" zur Verwaltungsvereinfachung fest.
Die Abwicklung von Behördenverfahren zur Errichtung von Stromleitungen auf Mittelspannungsebene (alle Freileitungs-
und Verkabelungsprojekte) sowie Trafostationen zur Versorgung von Betrieben, Siedlungen, Ortschaften etc. auf der
Spannungsebene bis 30kV - das entspricht den "Landesstraßen" im Stromnetz - im Rahmen des Starkstromwegegesetzes
erfolgt bisher sowohl auf Seite der Projektwerber als auch auf Seite der Behörde mit hohem manuellem Aufwand
und vielen Medienbrüchen weil in den meisten Behördenverfahren Schriftstücke (Anträge, Pläne,
technische Berichte, etc.) analog auf Papier bei der Behörde eingebracht werden. "Daher wurde vom Land
Oberösterreich gemeinsam mit Vertretern der Netz Oberösterreich GmbH (Netz OÖ) und der LINZ STROM
Netz GmbH die grundlegende Machbarkeit einer elektronischen Verfahrensabwicklung erarbeitet und in einem Pilotbetrieb
erprobt", erklärt Landesrat Strugl.
Zur Vorbereitung wurden in einem Test mit drei "echten" Verfahren die Realisierungsmöglichkeit überprüft:
Die drei Pilotverfahren wurden erfolgreich vollelektronisch zwischen der Energiebehörde und den Projektwerbern
abgewickelt und stellten die Basis für die weitere Umsetzungsarbeit dar.
Bisher werden wie erwähnt im Behördenverfahren Projektunterlagen (Anträge, Pläne, techn. Berichte,
Grundstücksverzeichnisse, etc.) analog auf Papier bei der Behörde eingebracht. Diese Form der Übermittlung
bedingt, dass Daten aus den Unterlagen nur nach neuerlicher Erfassung bei der Behörde elektronisch weiterverarbeitet
werden können. Daraus entsteht ein großer (Erfassungs-)Aufwand, der auf Grund der knappen Personalressourcen
auf allen Ebenen nicht mehr getragen werden kann - zumal ja die Unterlagen bei den Projektwerber/innen in elektronischer
Form vorliegen.
Zentrale Problemstellungen
- Abstimmung der zu übermittelnden Metadaten (zum Projekt bzw. Antragsteller/innen)
- Architektur der technischen Übermittlung (IT-Sicherheit, Nachvollziehbarkeit)
- Vollständige Integration ins elektronische Behörden-Aktensystem
- Festlegung und Standardisierung von Plänen und Planinhalten
- Abstimmung von Begriffs- und Bedeutungsunterschieden in den Prozessen
- Rückübermittlung der Bescheide bzw. Projektunterlagen
Wesentliche Ziele
- durch den digitalen Datenaustausch sollen die Workflows und die in den Verfahren
(Verfahrensschritten) benötigten Dokumente standardisiert und dadurch eine raschere, effizientere Abwicklung
des Verfahrens erreicht werden.
- Medienbrüche sollen wegfallen
- Verfahrensabläufe und -controlling werden besser unterstützt
- der administrative Aufwand soll reduziert werden und zu einer Kostensenkung führen
- eine beschleunigte Abwicklung der Verfahren soll erreicht werden.
- ein verbessertes und effektiveres Verfahrensmonitoring soll erreicht werden (Status,
Anzahl, zeitliche Aspekte, …)
- durch die Umsetzung der digitalen Einreichung sollen Erfahrungen gesammelt und
ein Standardverfahren für alle Verfahrensbeziehungen zu Behörden erarbeitet werden
- Ablöse der RSb-Zustellung durch Verwendung von zertifizierten Zustelldiensten
Lösungsarchitektur für große Netzbetreiber mit leistungsfähiger, eigener IT-Organisation:
- vollständige Systemintegration zwischen Netzbetreiber und Behörde mittels
Web-Services
Lösungsarchitektur für kleinere Netzbetreiber (ohne leistungsfähige, eigene IT-Organisation):
- Formularserverlösung zwischen Netzbetreiber und Behörde (Metadatenerfassung
über Web-Formulare, Up-/Download von Anlagen)
Lösungsarchitektur für alle:
- Übermittlung des Bescheides (inkl. Anlagen) mit Hilfe von zertifizierten
Zustelldiensten (Ablöse der herkömmlichen RSb-Zustellung)
Zukünftige Option für den Sachverständigendienst
- Umstellung/Unterstützung der Tätigkeit mit Hilfe von Tablets, die viele
Aufgaben integrieren und abkürzen
- die grundlegende Überprüfung auf Machbarkeit erfolgte in der Pilotphase,
ein Gerätekonzept wurde als Entscheidungsbasis für die Verwaltungsführung erarbeitet:
- Aktensystem ist online ("vollständiger Akt" ist quasi mit im Gelände)
- Geographische Info-Systeme sind online verfügbar (DORIS, Google Maps, ...)
- Navigationssystem ist on- bzw. offline verfügbar
- Fotos und Videos von Lokalaugenscheinen können einfach aufgenommen und zugeordnet
werden
- Diktat-Software ermöglicht die Erstellung der Gutachten bereits vor Ort
(im Gelände). Die fertigen Diktate werden ins Büro übermittelt und dort sofort im Entwurf geschrieben.
- Pläne stehen in unterschiedlichen Formaten und Größen elektronisch
zur Verfügung
Das System wurde am 3. Oktober 2016 gemeinsam mit der Netz OÖ und der LINZ STROM Netz in den Echtbetrieb übergeführt.
Die Lösung für die kleineren Netzbetreiber befindet sich in der Abschlussphase der Entwicklung und wird
im 1. Quartal 2017 vollständig zur Verfügung stehen.
Nutzen/Ergebnisse/Wirkungen
- Nach vollständiger Inbetriebnahme wird es keinen Medienbruch zwischen den
Systempartner geben
- alle Daten können elektronisch - ohne Nacherfassung beim Empfänger
- weiterverarbeitet werden
- in allen Bereichen (Prozesse, Dokumente, Pläne, ...) erfolgten umfassende
Harmonisierungen und Standardisierungen
- die die Arbeitsprozesse erheblich erleichtern bzw. beschleunigen
- eine händische Protokollierung von Ein-/Ausgängen durch die Kanzleiorganisationen
entfällt vollständig, weil durch die Systemintegration die Verbuchung automatisch im Zielsystem erfolgt
- ein Ausdruck von Projektunterlagen ist in der Regel nicht mehr erforderlich (>>
Einsparungen)
Ausblick
"Das System kann im Land OÖ in allen Verfahrensbereichen zur Anwendung kommen, wo Projekte zur Genehmigung
eingereicht werden. Eine Transformation in andere Verwaltungsebenen oder -gebiete ist nach Vorbereitung sicher
gut möglich", zieht Landesrat Strugl ein positives Resümee dieses Projektes.
Es müssen dazu noch einige organisatorische Rahmenbedingungen innerhalb der Verwaltung umgesetzt werden:
- Möglichkeit der elektronischen Projekteinsicht in allen Gemeinden
- Anpassungen in verschiedenen gesetzlichen Grundlagen im Verwaltungsverfahren
(AVG, ...), die eine weitergehende Implementierung bzw. Nutzung erlauben
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